Calculus 12 | Knjiga kontiranja

Prilikom obrade finansijskih knjiženja Calculus 12 koristi predefinisanu kontnu šemu za vrstu dokumenata koji se rasknjižava u Glavnu knjigu. Kontna šema vrste dokumenta definiše se u listiću "Kontiranje" i nalazi se u editoru prozora "Vrste dokumenata", ( vidi sliku ) . Za detaljan opis listića "Kontiranje" pogledajte deo uputstva Listić "Kontiranje". Korisnik Calculusa 12 samostalno definiše kontne šeme u skladu sa sopstvenim potrebama, specifičnošću delatnosti kojom se bavi i vrstom kontnog okvira (KONTNI OKVIR ZA PRIVREDNA DRUŠTVA, ZADRUGE I PREDUZETNIKE; BUDŽETSKI;...).

Poslovne procese preduzeća možemo podeliti na poslovne aktivnosti (transakcije) i poslovne događaje. Arhitektura Calculusa 12 verno preslikava sve poslovne transakcije i događaje u preduzeću. Ako poslovne događaje grubo podelimo na operativne i knjigovodstvene, onda možemo reći da automatika knjiženja i pripadajuće kontne šeme u Calculusu 12 omogućuju da se svi knjigovodstveni događaji brzo, jednostavno i lako procesiraju u knjigovodstvenoj evidenciji, tj. u finansijskom knjigovodstvu (računovodstvu).

Operativne i knjigovodstvene događaje direktno povezuje postojanje pouzdanih knjigovodstvenih isprava kojima se dokazuje nastanak poslovnih događaja. Nastali poslovni događaji operative moraju imati uticaj na stanje imovine, izvora imovine, prihoda i rashoda i finansijskog rezultata u smislu promene postojećeg stanja. Kad su prva dva uslova zadovoljena, poslovni događaji koji imaju vrednosni izraz tj. novčani izraz mogu biti knjiženi kada kao poslovni događaji evidentno pripadaju prošlosti.

Veliki broj dokumenata generisanih u programima Calculusa 12 zadovoljava prethodno definisane kriterijume pouzdanosti te ih možemo knjižiti u Glavnu knjigu s tim da bude zadovoljen još jedan čisto tehnički uslov - mora biti postavljena kontana šema po kojoj će biti sprovedeno knjiženje u Glavnu knjigu, ( vidi sliku ) .

Calculusa 12 ostavlja apsolutnu slobodu kreiranja kontnih šema korisniku programa. Razlog je očigledan. Evidentno je da i u okviru iste šifre delatnosti različita preduzeća na opet različite načine ustrojavaju operativno i finansijsko poslovanje iz kojeg će nastati različita poslovna dokumentacija (temeljnice) koje će direktno uticati i na računovodstvene poslove a koji će dalje zahtevati specifičnu organizaciju finansijskog knjigovodstva. Kako Calculus 12 sa lakoćom prati i beleži i analizira operativno poslovanje (nabavka, proizvodnja, prodaja, finansije,...), uspešnim preduzetnicima su ove funkcije u svakodnevnom radu potrebne i dovoljne. Međutim, poslovni događaji operative moraju biti knjigovodstveno obrađeni. Kako bismo olakšali posao izrade i postavljanja kontnih šema, kreirali smo zasebnu celinu uputstva pod nazivom "Knjiga kontiranja".

Knjiga kontiranja sadrži inicijalne kontne šeme dokumenata koje imaju pokazni karakter. Samostalno ili u saradnji sa knjigovođom i zastupnikom Calculusa ove kontne šeme možete korigovati ili čak iznova postaviti. Zadatak Knjige kontiranja je da korisniku pokaže KAKO se u Calculusu 12 postavljaju kontne šeme za različite vrste dokumenata.

Postupak kreiranja kontne šeme

KORAK 1.

Formiraćemo kontne šeme za izlazne fakture (račune) namenjene kupcima u zemlji i inostranstvu. Ukoliko za tip dokumenta Faktura nije definisana nijedna vrsta dokumenta, ubacite novi red. Biće kreirana stavka nove izlazne fakture. U listiću "Vrsta" u polje "Naziv:" unesite naziv fakture, u ovom primeru unesite Faktura. U polje Prefiks: unesite FA. Ostala polja popunite kako je prikazano na slici, ( vidi sliku ) i snimite promene. Ukoliko je izlazna faktura sa nazivom Faktura već kreirana, preskočite prvi korak i odmah pređite na KORAK 2.

KORAK 2.

Pređite na listić Kontiranje. Pokažite kursorom na oblast sekcije za unos valute i naloga glavne knjige i unesite novu stavku. U kolonu "Valuta" unesite vrednost DIN, (vidi sliku) , za detalje pogledajte deo uputstva Listić "Kontiranje" a u kolonu "Nalog glavne knjige" iz padajuće liste birajte opciju Nalog glavne knjige - kupci ili birajte opciju koju ste namenili nalozima glavne knjige za evidentiranje kupaca u zemlji, (vidi sliku) , za detalje pogledajte deo uputstva Listić "Kontiranje". Snimite promenu!

Pokažite ponovo kursorom na oblast sekcije za unos valute i naloga glavne knjige i unesite novu stavku. U kolonu "Valuta" unesite vrednost EUR, (vidi sliku) , a u kolonu "Nalog glavne knjige" iz padajuće liste birajte opciju Nalog glavne knjige - ino kupci ili birajte opciju koju ste namenili nalozima glavne knjige za evidentiranje kupaca u inostranstvu, (vidi sliku) . Snimite promenu!

Polje za potvrdu "Zbirno knjiženje" potvrdite (čekirajte) samo ukoliko želite da svi selektovani dokumenti budu proknjiženi kao jedan dokument, odnosno zbirno po analitikama, zavisno od toga kako je podešeno knjiženje analitika. Ovo se obično koristi u komunalnim službama koje izdaju mnogo malih računa fizičkim licima, a u glavnoj knjizi im je dovoljno da za određeni period proknjiže ukupne iznose. U ovom primeru ostavite ovo polje prazno. "Izaberite jednu od ponuđenih opcija u polju Zbirno analitike" ukoliko želite da se iste vrste analitika knjiže zbirno (np. komitenti), (vidi sliku) . Za naš primer postavite vrednost polja na "Ne".

Ako je na šemi knjiženja definisano "Zbirno knjiženje" ( vidi sliku ) , u pregledu će iznosi svih dokumenata koji su zbirno proknjiženi u jednu stavku glavne knjige biti sabrani, a u polju "Broj dokumenta" biće prikazana lista tih dokumenata.

KORAK 3.

"Knjižna stavka" opisno predstavlja stav za knjiženje dugovne ili potražne strane na koju prenosi finansijski iznos za knjiženje (vidi sliku) . Postoje specifične knjižne stavke, koje ne uzimaju finansijske iznose iz dokumenta koji se knjiže, nego samo naznaku za knjiženja koje su definisana u nekom drugom delu programa, npr. u Dažvinama". Tipičan primer koji važi za dokumente komercijale i robnog knjigovodstva predstavlja knjižna stavka "Dažbine pojedinačno", koja samo jednim unosom uključuje knjiženje pojedinačnih iznosa dažbina čija su konta definisana u prozoru za knjiženje dažbina (vidi sliku) .

Kod definisanja knjižnih stavki za dokument Ulazna kalkulacija knjižna stavka "Zavisni troškovi pojedinačno" uključuje detaljno knjiženje po kontima definisano u prozoru za definisanje zavisnih troškova (vidi sliku) , a knjižne stavke "Ulazna faktura" i "Fakture zavisnih troškova" uključuju knjiženje faktura definisano na odgovarajućim vrstama dokumenata, za ulaznu fakturu za koju je vezana kalkulacija i za ulazne fakture vezane za zavisne troškove uz tu kalkulaciju. Zato konto koji se definiše uz ove knjižne stavke nema nikakvog uticaja na knjiženje, ali mora biti unet, zbog kompatibilnosti sa ostalim knjižnim stavkama. Kada se knjiži više kalkulacija koje su vezane za iste ulazne fakture, svaka će faktura biti proknjižena samo jednom;

KORAK 4.

U kolonu "Konto" iz padajuće liste koja sadrži sva konta kontnog okvira unesite odgovarajući konto glavne knjige. Ostavite prazno polje za potvrdu u koloni "GA". U dokumentima robnog knjigovodstva i komercijale uključivanjem grupe artikala (GA) nalažete da se ukupan iznos te knjižne stavke raspoređuje po grupama artikala i primenjuje konto zaliha definisan na grupama artikala. Konto unet u samoj knjižnoj stavci koristi se za artikle koji ne pripadaju nijednoj grupi ili na čijoj grupi nije definisan konto zaliha.

KORAK 5.

Da vidimo prvo o kakvoj vrsti analitike se radi u koloni "Analitike", ( vidi sliku ) ?! Jasno je da se ne radi o analitičkim kontima. Šta su analitička konta pročitajte u pasusu koji sledi - Korisno je znati. Ovde se radi o analitikama koje se mogu "vezati" za bilo koji sintetički, subsitntetički, analitički i prosti konto. Calculusu 12 koristi više vrsta analitika kako bi se što bliže odredila i opisala poslovna transakcija. To znači da uz jedan konto, bilo kog nivoa, možemo istovremeno "vezati" naziv komitenta, organizacionu jedinicu kao vlasnika transakcije, agenta kao izvršioca, magacionera itd., ( vidi sliku ) .

Opisane analitike u koloni "Analitike" dodeljuju se kontima ("vezuju" za konta) u kontnom planu, ( vidi sliku ) . Na kraju veza konta i analitike vidi se u stavci naloga glavne knjige:

• Proknjižen stav sa kontom kojem je dodeljena opcija "Bez" analitike, ( vidi sliku ) ;


Bez analitike.

• Proknjižen stav sa kontom kojem je dodeljena opcija "Obavezne" analitike, ( vidi sliku ) ;


Obavezne analitike.

• Proknjižen stav sa kontom kojem je dodeljena opcija "Sve" analitike, ( vidi sliku ) .


Sve analitike.

KORAK 6.

Kolona "Org.jed." može imati samo jednu od dve vrednosti: "Kreator" ili "Magacin". Ako se postavi na "Kreator", svaki knjiženi stav u finansijskom knjigovodstvu preuzima kreatora knjiženog dokumenta. Obrnuto preuzeće magacin knjiženog dokumenta.

KORAK 7.

Svaki računovodstveni konto ima dve strane: dugovnu i potražnu. Postavljanjem kolone "DP" na vrednost "D", konto duguje. Postavljanjem kolone "DP" na vrednost "P", konto potražuje. Susedna kolona "+/-" određuje predznak strane. Predznak plus "+" knjiži finansijsku vrednost kao pozitivnu dok predznak minus "-" knjiži finansijsku vrednost kao negativnu - STORNO.

KORAK 8.

U kolonu "Protivkonto" unosite konto druge strane knjiženja. Ukoliko je prva strana "dugovna", konto na ovoj strani će kao protivkonto biti automatski "potražni". Unosi se samo ukoliko se ista knjižna stavka knjiži i na dugovnu i na potražnu stranu. Za "solo" knjižne stavke ova kolona ostaje ne popunjena.

KORAK 9.

Prilikom procedure knjiženja ukoliko je kolona "Tip magacina" prazna, sve finansijske vrednosti knjižne stavka biće preuzete i sabrane bez provere tipa magacina knjiženog dokumenta ili dokumenata. Ukoliko se postavi tip magacina, knjižna stavka će preuzimati i sabirati samo finansijske vrednosti iz dokumenata ili stavki dokumenata koje pripadaju navedenom tipu magacina. Na ovaj način je moguće jednom fakturom fakturisati ne samo iz više magacina na kojima se zalihe vode po istoj ceni već i iz više magacina na kojima se zalihe vode po različitim cenama (nabavna; veleprodajna; maloprodajna).

KORAK 10.

Ukoliko kolona "Grupa artikala" sadrži grupu artikla, knjižna stavka će preuzimati i sabirati na konto stavke samo finansijske vrednosti onih artikala ili usluga koje su unete u dokument koji se knjiži i pripadaju postavljenoj grupi artikala. U kolonu "Iznos manji od" unesite finansijski iznos do čije visine će vrednosti stavki dokumenta koji se knjiži biti ignorisane. Knjižiće se samo vrednosti veće od navedene u koloni "Iznos manji od".

Ponovite za sva potrebne knjižne stavove korake od 3. do 10., ( vidi sliku ) . Unosom poslednjeg stava za knjiženje završena je kontna šema za dokument "Faktura" - kupci u zemlji, ( vidi sliku ) . Pogledajte kontnu šemu iz knjige kontiranja Kontna šema izlazne fakture velikoprodaje.

Ponovite proceduru za isti dokument "Faktura", ( vidi sliku ) , samo za kupce u inostranstvu, ( vidi sliku ) . Pogledajte kontnu šemu iz knjige kontiranja Kontna šema izlazne fakture izvoza.